Hvad enten du drømmer om at lære at løbe en marathon, at blive bedre til at finde tid til at være sammen med børnene, eller om du har ambitioner om at nå til tops i det firma, du arbejder hos, så er personlig effektivitet vigtigt for dig.
Personlig effektivitet er en øvelse og et begreb, som hjælper dig til at klare de vigtigste opgaver i livet først, hvormed du samtidig får mere tid til at gøre de ting, du brænder for.
Personlig effektivitet handler ikke om at arbejde hårdere eller længere. Det handler om, at du arbejder smartere og mere målrettet på at opnå dine mål i livet, hvad enten de er private eller professionelle.
I denne guide får du 5 tips og konkrete værktøjer, du kan bruge til at opnå større personlig effektivitet. Vi begynder med at se på, hvad begrebet egentlig dækker over, samt hvorfor det er vigtigt at fokusere på, hvorefter vi kaster os ud i de 5 tips.
Hvad er personlig effektivitet?
Inden vi kaster os ud i at træne den personlige effektivitet, så tager vi lige et nærmere kig på, hvad vi egentlig forstår ved begrebet ’effektivitet’.
Personlig effektivitet er det personlige output, du får med et givent input. Det er med andre ord det resultat, du opnår, baseret på den indsats du har lagt i opgaven eller projektet.
Hvis du har en lav effektivitet, så vil du opleve, at du ikke når de ting, du gerne ville nå. Måske endda til trods for, at dine sidemænd på kontoret når det dobbelte på den halve tid.
Hvordan kan det være? Hvorfor er du ikke lige så effektiv?
Det ser vi nærmere på i denne guide, hvor vi giver dig 5 trin og værktøjer, som du kan bruge til at opnå mere personlig effektivitet.
Du kan både anvende begrebet ’personlig effektivitet’ i dit privatliv og på arbejdet. Det handler som sagt om, hvor gode eller store resultater, du opnår, når du har gjort en bestemt indsats.
Træningen af din personlige effektivitet kan dermed bruges til mange gøremål, professionelt såvel som privat:
- Vægttab og styrketræning
- Mere tid til familie
- Hurtigere arbejde
- Bedre resultater på jobbet
- Større trivsel i hverdagen
- Mindre spildtid generelt
Hvordan du ønsker at bruge din personlige effektivitet afhænger af dine egne mål og drømme. Det kan nemlig oftest give mest mening at træne dig selv i at blive mere effektiv, hvis du har et konkret mål at gå efter.
Det hjælper at sigte efter et mål, så du løbende er mere motiveret og endvidere kan evaluere på dig selv og din indsats.
Det behøver ikke at være enorme livsmål – mindre delmål såsom at tabe 5 kilo eller blive bedre til nå dine deadlines på jobbet kan være helt fine mål at have.
Det vigtigste er, at du sætter dig nogle mål og delmål, som du kan gå efter og dermed nemmere se, om din nye tilgang hjælper.
Effektivitet vs. produktivitet
I forlængelse af vores redegørelse for, hvad personlig effektivitet er, bør vi også kigge lidt på forskellen mellem effektivitet og produktivitet.
For du har helt sikkert hørt om begge termer, og måske har du også lidt svært ved at skille dem ad.
De fleste af os danskere blander ofte begreberne sammen, og til sidst ender det med, at begge dele bare kommer til at betyde noget i retningen af, at vi skal løbe hurtigere hele tiden.
Og det er en skam, for der er væsentlig forskel. Definitionerne kan variere, alt efter hvilke eksperter man spørger. Vi har dog fundet frem til en tendens til følgende forklaringer:
- Produktivitet – Produktion pr. mand pr. time. Der er med andre ord tale om den mængde produkter eller ydelser, du kan producere egenhændigt i løbet af en given tidsramme – i dette tilfælde en time.
- Effektivitet – Resultatet eller udbyttet af en handling eller aktivitet vurderet i forhold til de anvendte ressourcer. Her er der imidlertid tale om det resultat, du kan opnå med en vis mængde ressourcer. Med andre ord taler vi om dit output set ud fra dit input, som vi også var inde på tidligere i guiden.
I denne guide lærer du ikke, hvordan du opnår højere produktivitet som sådan. Det kan være, at nogle af værktøjerne kan være med til indirekte at forbedre din personlige produktivitet, men vi taler mere generelt om effektiviteten.
Personlig effektivitet handler i høj grad om planlægning, strukturering og eksekvering, hvorimod personlig produktivitet i højere grad handler om at gøre, hvad du kan for at opnå et loft for det, du kan nå at producere på f.eks. en time.
Personlig effektivitet skal trænes
Personlig effektivitet er først og fremmest en stor værktøjskasse med en hulens masse smarte redskaber i. Men dernæst er det også en muskel, som skal trænes.
Grundvilkåret for at opnå en højere effektivitet som menneske er nemlig, at du er villig og i stand til at ændre på dine vaner. Du skal altså ændre tankemønstre og dermed handlinger på sigt.
Tilegnelsen af nye vaner eller fralæggelsen af gamle vaner ser vi som en muskel, du skal træne op. Den skal trænes og styrkes, og så skal den vedligeholdes, så den ikke bliver slap igen.
Når du begynder på at træne din personlige effektivitet med et eller flere af redskaberne i denne guide, så er det vigtigt at være vedholdende.
Du må og skal fortsætte med dine nye vaner og handlinger, til de sidder fast i hjernen og bliver ren rutine. Først her opnår du nogle virkelig interessante resultater og forandringer i din personlige effektivitet.
Vi kan alle lave en god to-do liste over dagens eller ugens opgaver. Men hvad nytter det, hvis vi ikke følger listens opgaver til dørs? Og hvad nytter det i det hele taget, hvis vi gør, men hvis vi til gengæld kun gør det den ene dag og falder fra igen dagen efter?
Derfor: Vælger du at begynde at bruge nogle af rådene eller værktøjerne her i guiden, så sig til dig selv, at du skal være vedholdende og blive ved, til det bliver en ny vane.
Du behøver ikke at gå i gang med alle øvelserne på samme tid – det vil vi faktisk fraråde, da for mange ændringer i vores vaner på én gang kan få hele korthuset til at kollapse. Start småt, men hold så til gengæld den nye vane vedlige.
5 værktøjer til bedre personlig effektivitet
Der findes mange veje til at opnå en bedre personlig effektivitet. Vi har dog udvalgt 5 konkrete værktøjer og råd her til guiden, så du har noget at vælge mellem, uden at det bliver for overvældende.
Hvilke værktøjer og øvelser du giver dig i kast med først, afhænger helt af dig og dine mål.
Har du svært ved at danne dig et overblik over arbejdet til hverdag, så kan øvelsen med to-do lister være et godt sted at begynde.
Og har du omvendt tendens til at udskyde de store og vigtige opgaver til allersidste øjeblik, så kan afsnittet om at fokusere på de vigtigste ting først være en god øvelse at lægge ud med.
Ryd op overalt
Rod kan være en af de største årsager til manglende effektivitet. Når vi omtaler rod i denne sammenhæng, men vi både fysisk og mentalt rod.
Et rodet skrivebord, som er overdynget med forskellige papirer, kaffekopper, udtørrede kuglepenne og gamle to-do lister kan forstyrre dig i arbejdsdagen. Men i lige så høj grad kan mentalt rod være med til at forstyrre dig, så du ikke opnår den ønskede effektivitet.
Hvis du går og tænker på småting fra privatlivet, når du er på arbejde, så er det meget svært at bevare fokus og holde dig til diverse planer og deadlines.
Du bør derfor sætte dig ned og tænke godt over følgende:
- Er der noget fra mit privatliv, som jeg tænker på flere gange i løbet af dagen?
- Kan jeg gøre noget ved disse ting, mens jeg er på arbejde, eller er det spildt tid på at tænke over det?
- Kan jeg løse opgaverne eller problemerne, når jeg har fri, så de ikke skal være tilstede i mit hoved fremover?
Her taler vi selvfølgelig ikke om store personlige tab, kampe og familietragedier – disse tager tid at bearbejde, og det skal de selvfølgelig også.
Men vi taler til gengæld om mindre ting, som stadig får lov at fylde. Det kan være et skænderi med kæresten, en ophobet opvask eller en skole-hjem-samtale på ungernes skole senere i dag.
Få ryddet op i det mentale rod ved at tage de nødvendige konflikter med din partner, ved at planlægge dine private aktiviteter for hobby og familieliv samt ved at tillade dig selv at være til stede rent mentalt, når du er på arbejde.
Sidstnævnte gælder i øvrigt også med omvendt fortegn – når du har fri, bør du holde fri. Det er vigtigt, at vi tillader os selv at restituere rent mentalt og fysisk, så vi kan opretholde en sund hverdag og et fornuftigt energiniveau.
Hvad angår det fysiske rod, så kan du med fordel slutte eller starte hver dag med lige at rydde ordentligt op på dit skrivebord, i varevognen eller hvor end din arbejdsplads nu måtte være.
Det giver mere overskud og højere effektivitet, og du lærer stille og roligt at tillægge dig en ny, men effektiv vane.
Lær at bruge to-do lister
To-do lister er ekstremt undervurderet blandt mange danskere. Vi bruger alle de små light versioner i ny og næ, f.eks. når der skal handles ind eller gøres klart til nytårsfesten. Men det er så også dét.
To-do lister bliver ikke anvendt i høj nok grad, og når de gør, så bliver de ofte brugt forkert.
Hvis du lærer at bruge to-do lister som en fast del af din arbejdsdag eller arbejdsuge, så kan du træne dig selv til at opnå endnu mere personlig effektivitet.
Men er en to-do liste ikke bare en to-do liste? Nej, bestemt ikke. Der findes dårlige og gode to-do lister, og herunder lærer du, hvordan du laver de gode af slagsen:
- Skriv dine opgaver ned på et stykke papir – store som små
- Kategoriser dine opgaver ud fra vigtighed og mængden af ressourcer (typisk tid), som hver opgave kræver
- Lav din to-do liste ved at skrive de vigtigste opgaver øverst på listen og de mindst vigtige nederst
- Skriv aktive handlinger ud for hvert punkt – Skriv f.eks. ”Skriv e-mail til chefen om salgsmødet i går” eller ”Planlæg arbejdsopgaver for næste uge” frem for ”E-mail” og ”Opgaver”.
Hvis du ønsker det, kan du også vælge at afsætte konkrete tidsrum til hver enkelt opgave. Denne form for time management er meget udbredt rundt om i verden, da det giver et endnu bedre overblik og dermed større overskud.
Der findes mange redskaber til at lave to-do lister og tidsbestemt opgavestyring, men du kan vælge at gøre det i noget så simpelt som en kalender.
Vi anbefaler følgende værktøjer til to-do lister og kalenderstyring, og ellers er en notesblok og en kuglepen heller aldrig af vejen:
- Trello – Multifunktionelle to-do lister på nettet
- Google Calendar – Digital kalender direkte fra din Google konto
Når du bruger en to-do liste til dit arbejde, vil du opleve, hvordan du løbende både har overblik over din arbejdsdag, og samtidig vil du opleve følelsen af succes, hver gang du kan strege en opgave ud på listen.
En velplanlagt og ikke mindst veludført to-do liste skaber både struktur, produktivitet og tilfredshed hos dig selv.
Med andre ord: Du opnår større personlig effektivitet.
Fokuser på de vigtigste ting først
Dette råd hænger en anelse sammen med afsnittet om to-do lister ovenfor. Nu skal du nemlig til at lære om, hvordan og hvorfor du bør fokusere på de vigtigste ting først.
En af vor tids største erhvervsforfattere Brian Tracy er blevet kendt og anerkendt i hele verden for sin anmelderroste bog ’Eat That Frog’.
Bogen og hele filosofien bag den handler i grove træk om, hvordan vi mennesker kan opnå meget større personlig effektivitet, lykke og trivsel ved at klare de vigtigste opgaver først.
Det kan være opgaver på arbejdet eller i privatlivet – det er for så vidt ligegyldigt – det vigtige er, at vi vænner vores hjerner til at få det vigtigste klaret som det allerførste.
Bogens titel, som på godt dansk lyder ”Spis frøen”, er resultatet af Brian Tracys inspiration af den verdenskendte forfatter Mark Twain.
Twain udtalte nemlig engang: ”Hvis du starter dagen ud med at spise en frø, så kan du gå igennem resten af dagen med den tilfredshed, det er at vide, at det højst sandsynligt er det værste, som sker dig i løbet af hele dagen.”
Og netop denne tankegang er god at få med ind i din arbejdsgang. Start dagen ud med at klare de allervigtigste opgaver først. Hvis du følger rådet om to-do lister ovenfor, så vil dine vigtigste opgaver også være øverst på din liste alligevel.
Det er desværre meget nemt at komme til at udskyde de opgaver, vi godt selv ved at vigtigst. I stedet sidder vi og tjekker mails lidt hyppigere end nødvendigt, kigger en ekstra gang på Facebook, eller hvad vi nu kan finde på af kreative overspringshandlinger.
Og alt imens vokser den vigtigste opgave sig bare større og større, og sidst på dagen får vi den slet ikke klaret alligevel.
Hvad sker der så?
Så bliver den dels bare flyttet videre til dagen efter, og dels går vi rundt med en følelse af dårlig samvittighed. For vi vidste jo egentlig godt, at den burde have været klaret lang tid før.
Så derfor: Væn dig selv til at ordne de største og vigtigste opgaver som det første, når du starter din arbejdsdag. Med tiden bliver det en vane, og du vil helt automatisk spise den slimede og ulækre frø uden at tænke to gange over det.
Sig nej på den gode måde
Måske har du svært ved konflikter og kontroverser. Måske er du ikke den allerbedste i verden til at sige fra over for idéer og personer, du ikke helt har lyst til at arbejde sammen med.
Men det skal du stoppe med – lige nu. Det er nemlig vigtigt for din effektivitet og din generelle trivsel, at du lærer dig selv at sige nej.
Hvis du vil opnå den største mulige personlige effektivitet, så kræver det, at du arbejder med noget, du brænder for. Du skal have lysten til at drive værket for dig, og lysten opstår kun, hvis du oprigtigt brænder for din beskæftigelse.
Dermed nytter det heller ikke noget at sige ja til hvad som helst, for så risikerer du nemlig at sidde i en arbejdssituation, du ikke trives i. Og så bliver det alt andet lige ekstra svært at effektivisere noget som helst.
Når du siger nej og siger fra over for chefer, kollegaer, venner, familie eller kærester, så skal du selvfølgelig gøre det på en god måde. Og den gode måde at sige nej på indebærer bl.a., at du forklarer dit nej om nødvendigt.
Det er skal ikke være tilfældige afslag i øst og vest. Find ud af, hvorfor du ikke har lyst til at sige ja til den og den opgave eller den og den stilling.
Dermed kan du forklare og forsvare over for dig selv såvel som vedkommende over for dig, hvorfor du siger nej. Det giver nemlig plads til noget andet, du brænder mere for, og som du så kan sige ja til.
Husk altid at være høflig og respekter vedkommende, som du takker nej til, fordi han eller hun i det hele taget har tilbudt dig et alternativ at sige nej til. Gør det på en pæn, høflig og respektfuld facon – så vænner du dig hurtigt til, at det er okay at sige fra.
Planlæg din tid smartere
Når du skal i gang med at opnå en større personlig effektivitet, så er det vigtigt, at du prioriterer din sparsomme tid bedst muligt.
Vi har både været inde på to-do lister, hvordan du klarer de vigtigste opgaver først, samt hvorfor det er vigtigt at kunne fravælge visse opgaver frem for andre, du brænder mere for.
Disse aspekter skal du generelt tænke ind i din tidsplanlægning. Vi anbefaler, at du hver måned eller uge – ja måske endda hver dag – sætter dig ned og planlægger din tid nøje.
Du kan bruge værktøjer såsom Google Calendar eller en helt almindelig papirkalender til at klare jobbet. Du skal nu skrive alle dine private og professionelle gøremål ned, og så skal du tænke grundigt over, hvor lang tid hver opgave kræver.
Og husk at være realistisk omkring afsættelse af tid til opgaverne. Hvis en opgave vitterlig tager to timer at klare, så lad være med at være for optimistisk og kun sætte en enkelt time af i din kalender.
Så ender du nemlig bare med at blive frustreret over, at du ikke klarer opgaven inden for tidsrammen alligevel, og så skubber det til alle dine andre opgaver i løbet af dagen eller ugen. Og det resulterer så yderligere i, at du ender du med følelsen af dårlig samvittighed og stress alligevel.
Sådan gør du:
- Skriv alle dine private og professionelle gøremål ned
- Inkluder alt fra besvarelse af e-mails og hentning af ungerne i børnehaven på listen
- Husk også at afsætte tid til mere hyggelige stunder og hobbyinteresser
- Skriv præcist hvor lang tid hver opgave tager, og sæt dem ind i den rigtige tidsmæssige rækkefølge i din kalender eller Google Calendar
Når du planlægger din tid på denne måde og rent faktisk følger dine to-do lister, så vil du lynhurtigt opleve en væsentlig forbedring af din personlige effektivitet.
Når du sidst på dagen slapper af med kæresten og ungerne med en god film, så behøver du ikke at være andetsteds oppe i hovedet imens.
Du tænker ikke på den store opgave, som du ikke fik klaret tidligere på kontoret, og du tænker heller ikke over de e-mails, du skal sende dagen efter – for alt dette har du nemlig klaret og har fuldstændigt styr på i din tidsplanlægning.
Du ved med andre ord, at der er rigeligt med tid til at klare de opgaver, der skal klares, og du kan dermed slappe bedre af, når du har fri. Dette giver dig en mere effektiv restituering, hvormed du også kan være mere effektiv dagen efter, og dagen efter igen.
Hvad gør du selv for at blive mere effektiv?
Hvad gør du selv i det daglige for at forbedre din effektivitet? Hvilke redskaber, øvelser eller filosofier arbejder du med?
Del gerne dine tips og erfaringer i en kommentar herunder – dermed er du med til at hjælpe andre, der døjer med samme problemer, du selv tidligere har haft udfordringer med.
Skriv et svar