Bliv bedre til at holde møder

Thomas Skov Gaardsvig har udtalt sig til Euroman i et større interview om møder. Han brokker sig. Møder er for ham spild af tid. De er hverken produktive eller effektive. Det ender altid med man aftaler et nyt møde, hvor det samme sker igen. Du kommer ind, tager en kop kaffe, måske også en crossaint hvorefter det kun går en vej. Nedad. Så virker powerpointen ikke. Så ringer det fra børnehaven. Sønnen er pludselig syg med høj feber. Thomas ser det gang på gang. Han er træt af syge børn(og møder), og det forstår vi godt.

For nogle måneder siden blev en ny app lavet. Havard Business Review står bag. App’en er fantastisk. Du kan udregne hvad det koster at afholde et møde. Blot indtast deltagernes løn og du vil se det frygtindgydende svar. Prøv at bruge app’en og se hvad dit næste møde koster jer. Find app’en her.

Men sådan skal det jo ikke være. Du bør ikke hade møder, sådan som Thomas gør. Du bør heller ikke se på møder som en udgift. I bør sammen, alle på arbejdspladsen, gå ind for en effektiv mødekultur.

I dag har vi derfor samlet en stor step-by-step guide til møder. Den vil genfinde din motivation og lyst. Den vil også åbne dine øjne for nye perspektiver. Men først har vi 5 tips, som du vil have brug for inden du kan holde det perfekt møde.

Vær fuldkommen forberedt

Bed alle om at være forberedte. Fortæl folk hvad de skal læse op på og sætte sig ind i. Lad vær med at tro at dine ansatte selvfølgelig gør det. Det gør de ikke.

Du bør heller ikke holde møder en mandag. Folk forbereder sig ikke i weekenden. Det bør du heller ikke forvente. Mind dem i stedet venligt om, at de kan bruge 15min på at forberede sig i arbejdstiden.

Vær ydmyg

En hurtig vej til mangel på gnist og motivation er arrogance. Når du ved det hele er der en risiko for at dine medarbejdere lukker i. Du skal derfor huske ydmygheden under alle møder. Start aldrig med dig selv. Lyt til de andre før du fortæller hvad du vil.

Brug post-it sedler

De gule sedler, du ved dem som man kan hænge på væggen og sin computerskærm, kan andet end at minde dig om ting.

Når diskussionen går i gang, sker det sommetider at folk bliver opslugte. Man glemmer hvad man vil sige, fordi andre taler så meget. Men vigtigst af alt så vil folk tænke sig om inden de siger noget. Hvis du presser folk til at tænke sig om, så øger du kvaliteten i debatten. Uddel derfor en masse post-it sedler til jeres møder.

Gående møder

Hvis I er 2 eller 3 kan i holde et gående møde. Du behøver hverken bo ved søerne i København eller have flotte omgivelser. Det er ikke formålet. Formålet er at være i gang og få noget frisk luft. I vil begge have godt af det. Det andet er traditionelt og formelt. Prøv derfor et gående møde og se hvad din møde-partner siger til det. Fortæl hende at det er et eksperiment og du gerne vil høre hendes mening.

Give lyst til at handle

Et møde skal ikke være trættende. Møder som Thomas Skov deltager i er trættende. Det er ærgerligt. Når I er samlet i et team har I store muligheder. The sky is the limit. Et møde kunne ende med at I stormer ud råbende, brølende og motiveret for det arbejde der er foran jer. Det vil også hjælpe på motivationen for et nyt møde.

Step-by-step guide til møder

Her på falderebet får du en praktisk guide til hvordan et møde bør forløbe. Guiden bør give dig en idé til at effektivisere jeres møder. Vores store håb er du faktisk stormer ud; råbende, brølende og så motiveret for at afholde et effektivt møde, at du indkalder til et samme dag!

1. Definer det arbejde teamet skal gøre
   Definer præcis hvad I skal nå. Send det ud minimum 48 timer inden. Folk skal kunne nå at læse det. Forvent ikke de ser dit møde lige så vigtigt som du gør.Det er dit ansvar at definerer hvad I sammen skal nå.I bør droppe diskussionerne i områder, hvor der er én person med sit eget fokus/ansvar. Altså hvis I har en webdesigner, som står for alt grafisk, så diskuter og bland jer ikke i hans arbejde.Fokuser i stedet på punkter hvor hele teamets input er nødvendige.
2. Inddel mødet i kategorier
   Du skal ikke bare definere arbejdet. Det skal præciseres så meget du kan. Inddel det gerne i kategorier. Det skaber struktur i mødet og gør diskussionerne bedre.
3. Vurder hvor vigtig hver kategori er
   Sæt kategorierne ind i en skala fra 1 – 10. Når du gør det, kommer I bedst frem til kernen. Hvis du har fundet frem til, at I har 5 emner(kategorier), der skal diskuteres, så spørg dig selv hvor vigtigt hver emne er.Du sætter nu tid af til hver kategori. Tid som I skal overholde. Hvis en kategori, som er en 8er på skalaen, har fået sat 20 minutter af, så start en timer. Pres deltagerne. Fortæl dem at I skal nå frem til noget på de 20 minutter. Hvis ikke I når det, så er det selvfølgelig okay. Pointen er heller ikke at nå det på de 20 minutter – men at arbejde effektivt mod et fælles mål. Det hjælper jer til at blive et team.